megmunkalva-logo
Gyártás
megmunkalva.hu

Hogyan kommunikálj a partnerekkel gépipari beszállítóként?

Mit csinálj és mit ne csinálj, ha megrendelést szeretnél!
Hogy mire is alapozom a kommunikációval kapcsolatos mondanivalómat? A gépiparban különböző területein eltöltött 10 évem alatt volt lehetőségem megtapasztalni mindkét oldalt (+1-et vállalkozóként is). Voltam magyarországi kkv alkalmazott, aki természetesen a lehető legnagyobb halak megrendeléseire pályázott és később voltam egy nagy hal, egy multinacionális cég alkalmazottja is. Ezáltal volt lehetőségem mindkét oldal igényeinek, lehetőségeinek és néha tehetetlenségének megismerésére is. Ebben a bejegyzésben inkább nagy bálna oldalán szerzett tapasztalatokra támaszkodom és ezen ismeretek mentén igyekszem egy rövid, tömör összefoglalót írni a teljesség igénye nélkül.
Éljünk azzal a nagyszerű feltételezéssel, hogy a beszállítót kereső partner jelöltnek volt arra lehetősége, hogy az internetet böngészve (mert ahogy azt már a "Online megjelenés gépipari beszállítóként" bejegyzésben írtam a keresgélés a "neten" előbb-utóbb megtörténik") kellően átfogó képet kapott szolgáltatásairól, minőséghez fűződő viszonyukról, ízelítőt kapott referenciáiról (nem csak képek!) és az elérhető sikertörténetek, PR anyagok nyomán megfelelő mértékű bizalom épült fel benne, hogy a kapcsolatfelvétel mellett döntsön. Ezzel az első, de nem kicsi lépés ki is van pipálva!
E-Mail fiókjában feltűnik egy ismeretlen e-mail cím. Ráadásul még .com-ra végződik. Már dörzsöli a tenyerét. A kapcsolatfelvevő e-mail ráadásul a rövid bemutatkozáson kívül egy ajánlatkérő csomagot is rejt. Hoppá!
Mit ne tegyünk?
  • ne töröljük véletlenül az e-mailt a shift+delete kombinációval
  • bármennyire is sok a megrendelés, tennivaló ne hagyja a fiókban porosodni napokig az e-mailt majd sok napos várakoztatás után írja meg, hogy bocsánat, de igazából azt se tudjuk, hogy ez mi nem, hogy a beszállítására lennénk képesek
Mit tegyünk?
  • Köszönje meg a kapcsolatfelvételt! Az ajánlatkérő csomagot megnyitva gyors saccolással élve írja meg, hogy körülbelül mikorra fogja tudni feldolgozni a tartalmát vagy netalántán mikorra tud összeállni egy ajánlat. Természetesen egy jó ajánlatkérő levél tartalmaz egy ajánlatadási határidőt. Amennyiben egyértelműen látszik, hogy a határidő a munka összetettsége vagy a teljesen új elvárások miatt nem tartható, érdemes már az elején tisztázni és/vagy visszakérdezni, hogy ettől függetlenül tudnak-e néhány nap késéssel figyelembe vehető ajánlatot leadni. Nemleges válasz esetén sem szabad elkeseredni. Amennyiben hosszútávon érdekes lehet az együttműködés, érdemes ragaszkodni, hozzá, hogy egy későbbi határidőre elkészítse az ajánlatot, amit indikatív jelleggel használhat a partner. Elképzelhető, hogy az igyekezet és az ajánlat láttán legközelebb másképp szervezik az ajánlatkérési folyamatot.
  • Nem utolsó sorban, mindenképpen ajánlott egy normális aláírás sablon használata! Mert egy Köszi! Üdv, Józsika lezárás nem fogja növelni a frissen "besétált" leendő megrendelő bizalmát.
A csomag feldolgozása
Az ajánlatkérési dokumentáció feldolgozása során felmerülhetnek kérdések. (Naná már megint valaki olyan tervezett valamit, amiről fogalma sincs, hogy hogyan kell legyártani. Gondolja a beszállító, sokszor tévesen.) Hogyan kezelje ezeket a kérdéseket? A legnagyobb körültekintéssel végzett munka során is előfordul, hogy valaki hibázik. Ezt vegye figyelembe főleg, amikor a vevővel kommunikál. Lehetőség szerint ne a hiba vagy javítási ötlet felmerülésének pillanatában kapjon a telefonhoz és lelkesedésében hívogassa naphosszat a partnert. Ezeket rendezze össze egy e-mailbe, hozza a lehető legkönnyebben érthető formára. Képernyőfotókkal, kommentekkel, nyilacskákkal stb. Ez azért hasznos, mert a jó ár és jó minőség, határidőre szállítás mellett fontos tényező a megrendelőknél az együttműködés gördülékenyége. Mindenki a lehető legkisebb energiabefektetéssel szeretné a lehető leggyorsabb eredményt elérni!  Az ajánlat kiküldése előtt, teljesen új megrendelő és feladat esetén érdemes egy gyors egyeztetésre időt szakítani, hogy a megrendelő is megértse, hogy honnan és hova jutottak el, milyen megoldásokat szeretnének használni stb. Sok esetben ilyenkor derül fény kisebb, vagy éppen nagyobb félreértésekre melyek jelentős mértékben befolyásolhatják a kalkulációt. Ahhoz, hogy ezek a szakmai részek jól alakulhassanak, szakembereknek kell beszélniük egymással. Egy sales-es hiába próbál kiváló kommunikációjával szakmai ismereteket igénylő beszélgetéseket lefolytatni, nem fog menni. Legyen ott, reprezentáljon, vezesse fel a diskurzust, majd szakmai témában adja át a szót a szakembernek.
Összeállt az ajánlat
A gyors és hatékony munkát követően megszületett a kalkuláció. Itt fontos megjegyezni, hogy ha mézesmadzag technikát választod és akár mínuszos árat szeretnél megadni egy jövőbeni gyümölcsöző együttműködés reményében, nem feltétlenül fogsz célt érni. Hogy miért?  Fennáll a veszélye, ha jelentősen a többi beszállító ajánlatai alatt landolsz, hogy dilettánsnak fognak gondolni. Legyen az egy olyan ár, amiből azt látják, hogy megértetted a feladatot és a kompetenciádat, erőforrásaidat használva jó eredményt fognak kapni a beszerzési folyamat végén!
Itt még mindig van lehetőség hibázni. Fogod a kapott árat, bemásolod egy e-mailbe szövegként és kiküldöd. Már le is mondhatsz a megrendelésről, de legalább okozol néhány vidám pillanatot a beszerzésen. Legyen egy normális ajánlati sablonod, ami minőséget sugároz. Egy grafikus megcsinálja egy egyszer X díjért cserébe és utána rongyosra használhatod. Ezt tedd .pdf formátumban!
A szállítási határidő egy újabb érdekes kérdéskör. Lehet rajta sokat elmélkedni, hogy mit érdemes beírni, mekkora pufferrel, hogy akadoznak az ellátási láncok stb. Egy szónak is száz a vége, tiszteld a partnered időtervét és adj meg reális átfutási időt, ne amiatt álljon utána a gépsor, mert te be akartál vágódni egy 6 hetes szállítással majd beviszed 12 hétre!
Kiküldtem és megrendelték, mire érdemes még figyelni?
Arra, hogy legyen jó! Ilyen egyszerű. :) Ha mégis sikerült valamit elhegedülni, ne próbáld rejtegetni, a partner által nem jóváhagyott stratégia alapján megjavítani. Fontos a transzparencia. Fele annyira sem néz ki rosszul egy hiba, ha jelzed és mellé küldesz két javítási opciót, mintha a beszállítás után derül ki, hogy az általad apróságnak vélt picike eltérés a termékdefiníciótól azt okozza, hogy nem tud elindulni a gyártás vagy gyártanak egy raklap selejtet az ötleted miatt... Talán már volt ilyen is. Felhívnám még a figyelmet a késések kommunikációjára. A késések általában nem úgy alakulnak ki, hogy a kiajánlott 8. hét végén veszed észre, hogy kell még 4 hét a befejezéshez. Az már látszódik legalább félidőben, hogy ez nem lesz meg. Ekkor kell ezt kommunkálni, időt hagyva a reagálásra.
Megrendelés utókövetése
A legnagyobb szakadék itt tátong a nyugati partnerek és a magyar beszállítók között.  A gépiparban eltöltött néhány év alatt azt tapasztaltam, hogy a beszállítás el van intézve annyival, hogy ha nincs reklamáció akkor biztos jó minden aztán majd keresnek, ha akarnak. Ez a terület sok lehetőséget rejt magában, amiket érdemes kiaknázni, ezzel kiemelkedve az átlagból! Mondjuk egy egyszerű, 5 perc alatt kitölthető kérdőív, amit a partnerrel együtt kitöltesz, hogy még írnia sem kelljen, már több lenne, mint amit 99% ezen a területen kínál.